Trudne rozmowy z pracownikiem? – 6 kroków do zmiany

22 lutego, 2021 9:00 am Published by Leave your thoughts

Rozmowy pracodawców oraz pracowników bywają trudne z różnych powodów. Źródłem może być sam szef, który chce uniknąć otwartej rozmowy ze swym podwładnym z obawy przed utratą autorytetu lub przed emocjonalnym przyjęciem przez pracownika informacji zwrotnej. Może też czuć wysoki poziom frustracji z powodu źle wykonanego zadania. Skupiając się wyłącznie na negatywnej ocenie sytuacji, nie tworzy warunków do rozmowy o rozwoju pracownika a doprowadza do zwiększenia napięcia. Pracownik również może przyczynić się do eskalacji emocji. Przykładowo może wnosić do rozmowy osobiste problemy, pochodzące z domu rodzinnego, napiętej atmosfery w firmie, natłoku pracy lub słabej relacji ze współpracownikami. Osobiste trudności mogą tworzyć tło dla konkretnego problemu, o którym chce rozmawiać przełożony. Pracownik może bać się mówić o nich nie chcąc ukazywać swych słabych stron lub niepokoju spowodowanego ewentualną negatywną oceną. Według domysłów pracownika, dodatkowe informacje o własnych słabościach mogą wpłynąć na degradację ze stanowiska czy utratę statusu „gwiazdy”. Niezależnie od tego, jakie jest źródło trudności, brak bezpośredniej i szczerej rozmowy utrudnia przejrzystą komunikację podczas kontaktu z szefem.

Jak się, zatem przygotować do takiej rozmowy, by czuć się dobrze mimo jej trudnego charakteru?

1. Pierwszym aspektem niesamowicie istotnym jest ODPOWIEDNIE PRZYGOTOWANIE. Zacznij od zgromadzenia różnego rodzaju faktów oraz informacji na temat sytuacji i postawy pracownika – posłużą Ci do przekazania pełniejszej informacji zwrotnej. Nie dają też przestrzeni do swobodnych i niejednokrotnie błędnych interpretacji.

2. Warto przed spotkaniem zadać sobie kilka pytań, aby pomóc sobie w jego przeprowadzeniu:

  • Co ma być efektem rozmowy?

Najważniejsze jest, aby uświadomić sobie, po co chcemy z pracownikiem rozmawiać oraz co mają dać wskazówki zawarte w informacji zwrotnej. Intencją jej udzielania zawsze powinien być rozwój pracownika. Jeśli jest inaczej, np. masz ochotę odreagować złość lub przyłapać pracownika na błędzie rozmowa nie powinna mieć miejsca. Gdy negatywne emocje wezmą górę, żadna ze stron nie skorzysta ze spotkania.

  • Czego pracownik może potrzebować?

Co wstępnie możesz mu zaproponować? Kiedy podczas rozmowy łagodnie spytasz pracownika, jakiej pomocy oczekuje, pokażesz pozytywne intencje i wsparcie, tym samym zachęcisz go do dalszej pracy nad sobą i zbudujesz zaufanie.

  • Jakie może mieć trudności?

Im lepiej zrozumiesz jego kłopot (niska motywacja, brak lub niepełne kompetencje) tym trafniej będziesz mógł mu pomóc.

3. Gdy zaprosisz pracownika do rozmowy, warto dopilnować, aby atmosfera była pozytywna. Uśmiech, miły gest, zaproszenie do zajęcia odpowiedniego miejsca pomagają rozładować wstępne napięcie lub niepokój pracownika.

4. W trakcie rozmowy, bardzo istotnym elementem jest stworzenie atmosfery zaufania oraz otwartości.

Pracownik będzie miał wówczas pewność co do intencji. Nie będzie obawiał się poinformować Cię, co wydarzyło się w zaistniałej sytuacji mającej negatywny skutek lub czego w danym momencie potrzebuje. Budując przyjazną atmosferę wystarczy przejawiać szczere i życzliwe nastawienie. Możesz spytać np. jak minął dzień, w jaki sposób pracownik dotarł na spotkanie z Tobą, czy miał trudności z parkingiem etc. Naturalny „small talk” otwiera wiele możliwości rozmowy oraz nadaje jej luźniejszy charakter.

Po chwili swobodnej rozmowy warto spytać o samoocenę pracownika. Warto również spytać, czego potrzebuje w danej sytuacji, jakie widzi rozwiązania, jak postrzega tę sytuację oraz co mógłby/aby zrobić inaczej, aby wydarzenia tego typu w przyszłości się nie powtarzały.

Kiedy pracownik będzie miał z czymś problem warto poprzez pytania pogłębiające lub przez sugestię ewentualnych rozwiązań zachęcić do kreowania nowych pomysłów. Najważniejsze jest, aby dokładnie słuchać swojego pracownika, dokładnie namierzać, gdzie tkwi problem i odpowiadać na jego aktualne potrzeby. Nie sztuką jest skrytykować pracownika i wypomnieć mu błędy. Sztuką jest w taki sposób go poprowadzić, aby w przyszłości potrafił sam poradzić sobie pomyślnie z przydarzającymi się trudnościami. Aby bez konsultacji z Tobą był/a w stanie uświadomić sobie, dlaczego dane postępowanie nie powinno mieć miejsca lub co może zrobić inaczej, by temu zapobiec.

6. Na koniec zadaj pytania, co w związku z tym będzie robił dalej oraz na co konkretnie się umawiacie. Ważne jest, aby to on podsumował/a rozmowę. Dzięki temu będziesz miał pewność, że wszystkie informacje rzeczywiście do niego/niej dotarły, a jednocześnie będziecie mieli możliwość doprecyzowania tego, co jeszcze nie jest do końca jasne.

7. Bardzo istotne jest zachowanie pozytywnego nastawienia do Twojego pracownika. Pracownik musi czuć, że Twoją intencją jest pomoc. Inaczej będzie postrzegał Waszą rozmowę, jako moment obrony, lub usprawiedliwiania się przed Tobą w sytuacji potknięcia lub gorszego momentu kariery.

PAMIĘTAJMY, ŻE KAŻDY CZŁOWIEK JEST INNY.

Gdy zachowamy pozytywne nastawienie oraz chęć pomocy, rozmowa powinna potoczyć się o wiele łatwiej. Trudności mogą stać się pretekstem do wspólnego przyjrzenia się sytuacji, kompetencjom i motywacji pracownika. Mogą też dać szansę doprecyzować cele. Słuchanie potrzeb i reagowanie na nie, daje szansę na redukcję napięcia własnego i drugiej strony. Natomiast brak zaspokojenia potrzeb rodzi opór i w konsekwencji napięcie. Wybór należy do nas.

Tags: ,

Categorised in: Biznes, Emocje, Przywództwo, Relacje

This post was written by Małgorzata Torój

Nie mam czasu na planowanie – czy na pewno?

15 lutego, 2021 9:00 am Published by Leave your thoughts

Jak być efektywnym w dzisiejszych czasach, gdy działamy w mocno zmiennych warunkach, które wymuszają ciągłe dostosowywanie się do sytuacji rynkowej lub wymuszają reakcje obronne na zagrożenia wynikające ze zmian w prawie, w zakresie ochrony zdrowia lub innych czynników. Mam wrażenie, że ostatnio coraz trudniej planować w dłuższych okresach czasu, a elastyczność działania jest źródłem przewagi konkurencyjnej.

Dlatego jeśli chcesz zwiększać swoją umiejętność efektywnego zarządzania sobą w czasie oraz skutecznego działania w oparciu o plan to zapraszam, by zacząć swoją przygodę od określenia priorytetów. Jak mówił Peter Drucker, lepiej jest robić właściwe rzeczy, niż wszystkie we właściwy sposób. Zacznij więc pracę nad sobą od określenia czym są Twoje właściwe rzeczy. Co może Ci w tym pomóc – oczywiście matryca Eisenhowera, która pozwala podzielić czynności według kryterium ważności i pilności. Warto zwrócić szczególną uwagę na czynności ważne a nie pilne, gdyż to one po jakimś czasie mogą stać się ważne i pilne, jeśli zaczniemy nad nimi pracować wystarczająco wcześnie. Staraj się jak najwięcej spraw uruchamiać jak najwcześniej, tak by mieć pewność zdążenia z terminem a dodatkowo zapobiegać potencjalnej prokrastynacji, czyli odkładaniu danej rzeczy na później.

Jeśli masz kłopot z określaniem priorytetów to zacznij od ustalenia Twoich wartości. Dzięki wyborowi tego co najistotniejsze dla Ciebie uda Ci się szybko dokonywać decyzji, czy warto angażować się w daną czynność kosztem innej. Podobnie zrób z projektami, które wydają Ci się szczególnie ważne. Kryterium oceny może być największa korzyść, którą odniesiesz z danego działania. Może być nim dodatkowo kluczowość klienta, którego danego zadanie dotyczy. Kryterium może również wynikać z bilansu między potencjalnym zyskiem, a wysiłkiem, jaki będzie trzeba włożyć w jego osiągnięcie.

Kiedy już wiesz, co jest dla Ciebie najważniejsze proszę sprawdź w jaki sposób wykorzystujesz swój czas. Oczywiście istnieje wiele reguł zarządzania sobą w czasie, więc nie będę tutaj ich wszystkich wymieniać lub opisywać, ale chcę zwrócić Twoją uwagę na kilka aspektów:

  1. Ważne jest, by dostosować swój plan dnia do własnej krzywej energetycznej, czyli poziomu energii w ciągu dnia. Rzeczy ważniejsze, wymagające większej ilości uwagi powinny być wykonywane w zwyżkach energetycznych, mniej istotne – w spadkach. Jeśli najwięcej energii masz rano – wówczas najlepiej jest wykonywać rzeczy najważniejsze, jak tylko siadasz do swojej pracy. Jeśli masz długi rozbieg i potrzebujesz się rozkręcić z rana zanim możesz w pełni się skupić, wówczas rozpocznij dzień np. od czytania i odpowiadania na maile.
    Generalnie z mailami warto uważać, bo w dzisiejszych czasach ilość korespondencji jaką otrzymujemy niejednokrotnie przekracza nasze możliwości ich skonsumowania – więc zanim wejdziesz w odpisywanie na maile upewnij się, że nie ma nic ważniejszego do wykonania.
  2. Warto dbać o swoje zasoby energetyczne – dlatego lepiej robić krótsze przerwy częściej niż dłuższe i rzadziej – dzięki temu jesteś w stanie dłużej działać efektywnie.
  3. Sprawdzaj swój poziom koncentracji – jeśli spada – lepiej jest zrobić chwilową przerwę, niż działać nie będąc do końca skoncentrowanym na zadaniu (tracimy dużo czasu), a najwyższy poziom koncentracji osiągamy na początku danej aktywności.
  4. Łącz czynności podobne do siebie – telefony, maile, spotkania. Tak, by nie marnować czasu na przeskakiwanie z jednych aktywności w drugie i przy tym nie rozpraszać uwagi. Załatwiaj również sprawy w danym czasie, gdy jest to możliwe. Przykładowo, jeśli musisz coś załatwić na mieście to połącz tę czynność z drogą jadąc na spotkanie, tak by wykorzystać daną możliwość.
  5. Domykaj zadania – nasz mózg nieświadomie dąży do domykania nie domkniętych spraw. Nie ulegaj mitowi wielozadaniowości. Pamiętaj, że wykonywanie równolegle kilku czynności wymaga dużej przerzutności uwagi – czyli przełączania się między zadaniami. To jest Twój koszt energetyczny – nieraz dużo czasu zajmuje nam przypomnienie sobie całej kwestii, zanim ponownie wrócimy do punktu, w którym przerwaliśmy aktywność. Więc pamiętaj – jedna rzecz w jednym czasie.
  6. Jeśli już podejmujesz daną aktywność – to skupiaj się na niej całkowicie – nie odbieraj nagłego maila, który właśnie wpadł Ci do skrzynki odbiorczej. Nie skroluj mediów społecznościowych. Nie myśl o tym co jeszcze mam danego dnia zrobić.
  7. Zapisuje zadania na dany dzień, dzięki temu będzie Ci łatwiej podążać punkt po punkcie według ważności spraw i nie będziesz marnować czasu. Ponadto czynności zapisane zwalniają nasze zasoby uwagę, bo nie musimy o nich pamiętać – miej rzeczy zrobione zgodnie z metodologią Davida Allena.
  8. I moja ukochana zasada 2 minut – jeśli wiesz, że dana czynności zajmie Ci mniej niż przysłowiowe 2 minuty (uznajmy 5 minut) wówczas rób je od ręki, dzięki temu Twoja lista zdań Ci się nie piętrzy i masz poczucie własnej skuteczności.

To tylko kila wskazówek, które mi wydają się najistotniejsze i sama stosuję w moim życiu. Pracuję na etacie w ramach własnej działalności. Muszę łączyć kilka obszarów, które często się nie uzupełniają. Ostatnio dodatkowo włączyłam się w obszar aktywności online. Staram się być również obecna dla bliskich, gdy tego potrzebują. Tylko odpowiednia priorytetyzacja i zarządzanie energią osobistą pozwala mi robić wszystko. Co prawda zdarza mi się nie wyrobić z jakimś działaniem i muszę wtedy przejrzeć priorytety raz jeszcze, by inwestować czas w to co konieczne, ale mam pewność, że to co najistotniejsze jest dopilnowane. Jedyna rzecz, nad którą nadal muszę pracować, to nie branie na siebie zbyt dużej liczby zadań, bo potem niepotrzebnie działam pod presją, a to nie sprzyja skuteczności działania.

A jak Tobie idzie skuteczne zarządzanie sobą w czasie?

Tags:

Categorised in: Ekspert

This post was written by Małgorzata Torój

Jak skutecznie delegować zadania?

8 lutego, 2021 9:00 am Published by Leave your thoughts

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, wydać swojemu pracownikowi polecenie i po kilku godzinach weryfikując je stwierdzić, że nie zostało ono wykonane lub zostało zrobione kompletnie inaczej niż byś tego oczekiwał/ła? 

Czy kiedykolwiek miałeś/aś poczucie, że to Twój pracownik powinien wykonać swoją pracę, a Ty wykonujesz ją za niego/nią?

Czy zdarzyła Ci się sytuacja, w której pracownik prosi Cię o radę lub rozstrzygnięcie błahej kwestii, która należy do jego obowiązków i bez trudu dałby sobie radę bez Ciebie, a jednak nie podejmuje decyzji samodzielnie tylko czeka na Twoją?

Jeśli tego typu sytuacje wydają Ci się znajome, bez obaw… Większość przełożonych mierzy się z podobnymi dylematami.

Gdy pracujemy z klientami nad rozwojem umiejętności menedżerskich, jedną z najtrudniejszych i kluczowych umiejętności jest umiejętność delegowania zadań.

Wydawałoby się, że nie ma nic prostszego i mniej skomplikowanego niż przekazanie zadania swojemu podwładnemu. Spoglądając nieco bardziej perspektywicznie skutki zlecanych zadań bywają jednak rozbieżne z oczekiwaniami i mogą prowadzić do większych szkód niż można to sobie wyobrazić… Niewłaściwy sposób formułowania poleceń lub brak szczegółowości w zlecaniu, może prowadzić do kompletnie innych rezultatów niż zakładane, a nawet braku wykonania zleconego zadania z powodu napotkanych komplikacji. 

Aby tego uniknąć zachęcamy do przyjrzenia się temu ważnemu procesowi jakim jest delegowanie i ewentualnego udoskonalenia swoich sposobów delegowania zadań podwładnym.

Pierwszym ważnym błędem w precyzyjnym delegowaniu jest własne przekonanie wobec siebie i swojego delegowania zadań pracownikom. 

Dla przykładu:

W sytuacji, kiedy chcesz wydelegować pracę podwładnemu i uniknąć jego poczucia „spychologii” swoich obowiązków na niego/nią, zlecając zadanie istotne jest aby dobrze uargumentować pracownikowi, dlaczego to właśnie on otrzymuje to zadanie i dlaczego. Nie jest możliwe prowadzenie firmy wykonując wszystkie działania samodzielnie! 

Drugim przykładem może być myśl, że nie ma już komu wydelegować pracy, ponieważ Twoi podwładni są zasypani zadaniami, po czym wykonujesz te obowiązki samodzielnie aby „robota” była wykonana porządnie i na czas, złudnie odciążając pracowników, a faktycznie z braku weryfikacji nakładu pracy pracowników przysporzyłeś sobie jedynie większej ilości pracy.

Innym błędem może być problem w przekazaniu pełni decyzyjności podwładnym w danym obszarze działania. Częstym błędem w delegowaniu zadań jest zlecanie czynności, które finalnie i tak pracownicy konsultują z przełożonym piętrząc jego nakład pracy w miejscach w których można byłoby tego uniknąć. Często na własne życzenie menedżerowie chcą być osobami decyzyjnymi zamiast oddać pracę oraz decyzyjność w danej kwestii, monitorując jedynie jej postępy. Dzięki temu pracownicy czując się bardziej odpowiedzialni, mogą podejść do sprawy bardziej skrupulatnie, a menedżer może mieć więcej czasu na sprawy bardziej istotne z zakresu własnych obowiązków.

Krokiem 1. który warto wykonać w stronę poprawy lub udoskonalenia poprawnego delegowania jest zadanie sobie pytanie:

  • Co Cię blokuje w skutecznym delegowaniu?
  • Jakie masz przekonania na ten temat?
  • Jak robiłeś to wcześniej i czy dawało to zakładane rezultaty?

W kroku 2. zastanów się nad kolejnymi aspektami:

  • Czy wiesz, co dokładnie chcesz wydelegować swojemu podwładnemu?
  • Czy precyzujesz co, jak i kiedy ma być wykonane?
  • Czy podwładny na pewno rozumie wydane polecenie?
  • Czy podwładny ma kompetencje do wykonania Twojego polecenia?
  • Czy przekazałeś mu wszystkie najważniejsze informacje dotyczące zadania?

Te istotne, a zarazem pozornie proste pytania mogą doprowadzić do innych rezultatów w delegowaniu. W nawale pracy może zdarzyć się niespodziewane zadanie do wykonania, które bez większego przemyślenia możesz wydelegować pracownikowi. Osoba bez kompetencji lub zaskoczona prośbą, może przyjąć je pochopnie lub bojąc się odmówić. Gdy nie zadasz sobie powyższych pytań może okazać się, że zadanie zostało źle wykonane lub jego jakość nie jest zadowalająca.

Kolejnym błędem, który często występuje w organizacjach jest delegowanie biorąc pod uwagę poziom obłożenia obowiązkami. Kiedy kadra pracowników ma mniej więcej tyle samo obowiązków, a jeden z nich właśnie kończy swoje zadania przydziela się mu kolejne, ponieważ da radę je jeszcze wykonać z racji tego, aby nie było pustego przebiegu zapominając jednak, że akurat ten pracownik, może nie posiadać takich kompetencji aby wykonać je z należytą jakością! Ważne, aby zawsze wybierać pracowników nie ze względu na ilość pracy lecz predyspozycje i preferencje.

Krok numer 3. Gdy idziesz do pracownika i mówisz mu co musi zostać wykonane czy pilnujesz reguły SMART?

  • Czy to co mówisz rzeczywiście jest konkretne? 
  • Czy jest mierzalne i jasno możesz określić, czy pracownik zrobił to właściwie czy też nie? 
  • Czy określasz jakość wykonania zadania, które będziesz mierzyć? 
  • Czy to zadanie jest dla pracownika ambitne? 
  • Czy zadanie jest realne do wykonania?
  • Czy jest określone jasno i konkretnie ile ma na nie czasu?
  • Czy pracownik ma kompetencje, uprawnienia oraz predyspozycje, aby to zadanie podjąć?

Kiedy już wykonasz wszystkie kroki, sprawdź również priorytetowość zlecanych zadań. To ważne, abyś nie miał/a wątpliwości co do tego czy zadanie, które wykonuje jest ważniejsze od tego, które wykonywał wcześniej lub jeszcze nie dokończył, aby je odłożyć na rzecz tego które zlecasz.

Po wszystkich powyższych punktach najlepiej jest zweryfikować pracownika czy wszystko zrozumiał i zinterpretował tak jak Ty to chciałeś przekazać. Najlepszą ku temu metodą jest proste pytanie, aby sam zreasumował co jest do zrobienia, co da jasną odpowiedź czy wszystko jest jasne, czy coś jeszcze trzeba powtórzyć i doprecyzować.

Następnie należy monitorować zadanie. Trzeba wówczas powiedzieć pracownikowi, kiedy i dlaczego będziesz sprawdzać postępy w pracy, którą zleciłeś/łaś jeśli jest ono oczywiście szczegółowe i konieczne jest takie działanie. W zadaniach prostszych można po prostu umówić się na realizację w czasie bądź ewentualne konsultacje po realizacji większych punktów.

Bardzo istotne jest wsparcie w realizacji projektu, który został zlecony, abyś miał/a pewność, że pracownik otrzymał wszystkie potrzebne informacje oraz zasoby potrzebne do realizacji tego zadania.

Kiedy dojdzie do rozliczania z wykonania zadania warto jest porozmawiać w luźnej atmosferze z pracownikiem i zadać kilka pytań:

  • Jak poszło wykonanie zadania?
  • Czy zadanie było trudne czy łatwe?
  • Czego osoba nauczyła się podczas jego wykonywania?
  • Która część była mniej, a która bardziej absorbująca czasowo?
  • Co wyciągnie dla siebie/jakie kompetencje z wykonanego zadania przydadzą mu się na przyszłość?
  • Czy czegoś było mu potrzeba do wykonania zadania?
  • Czy przy wykonywaniu zadania czuł się dobrze?

Dzięki tym pytaniom możesz nauczyć pracownika właściwej ewaluacji własnego działania oraz tym samym w przyszłości wiedzieć co warto usprawnić w swoich działaniach, czego unikać oraz czego będzie potrzeba, aby zadanie było wykonane jeszcze lepiej/szybciej/z większą precyzją. Ty wówczas będziesz w stanie dostrzec czy zadanie przydzielone przez Ciebie zostało wydelegowane prawidłowo, co możesz poprawić, a co mógłbyś/abyś dla pracownika zrobić jeszcze, aby realizację zadania ułatwić.

Czy odważysz się „puścić stery”?

Podziel się z nami w komentarzu!



💪 Jeśli chcesz skorzystać doświadczeń i gotowych wskazówek do działania to zapraszam Cię na szkolenie, podczas którego dowiesz się:

🔷 Jakie są najczęstsze pułapki, w które może wpaść lider skupiony wyłącznie na zadaniach,
🔷 Jak rozróżniać rzeczy istotne od nieistotnych w budowaniu relacji z pracownikami,
🔷 Jak dostrzegać zagrożenia w relacjach, zanim jeszcze eskalują do ekstremalnego poziomu i jakie kroki podejmować,
🔷 Jak unikać odruchowych nawyków, a zastępować je bardziej świadomymi interwencjami.
🔷 Upewnisz się, że potrafisz właściwie działać.

Tags: ,

Categorised in: Biznes, Ekspert, Przywództwo

This post was written by Małgorzata Torój