Jak skutecznie delegować zadania?

8 lutego, 2021 9:00 am Published by Leave your thoughts

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, wydać swojemu pracownikowi polecenie i po kilku godzinach weryfikując je stwierdzić, że nie zostało ono wykonane lub zostało zrobione kompletnie inaczej niż byś tego oczekiwał/ła? 

Czy kiedykolwiek miałeś/aś poczucie, że to Twój pracownik powinien wykonać swoją pracę, a Ty wykonujesz ją za niego/nią?

Czy zdarzyła Ci się sytuacja, w której pracownik prosi Cię o radę lub rozstrzygnięcie błahej kwestii, która należy do jego obowiązków i bez trudu dałby sobie radę bez Ciebie, a jednak nie podejmuje decyzji samodzielnie tylko czeka na Twoją?

Jeśli tego typu sytuacje wydają Ci się znajome, bez obaw… Większość przełożonych mierzy się z podobnymi dylematami.

Gdy pracujemy z klientami nad rozwojem umiejętności menedżerskich, jedną z najtrudniejszych i kluczowych umiejętności jest umiejętność delegowania zadań.

Wydawałoby się, że nie ma nic prostszego i mniej skomplikowanego niż przekazanie zadania swojemu podwładnemu. Spoglądając nieco bardziej perspektywicznie skutki zlecanych zadań bywają jednak rozbieżne z oczekiwaniami i mogą prowadzić do większych szkód niż można to sobie wyobrazić… Niewłaściwy sposób formułowania poleceń lub brak szczegółowości w zlecaniu, może prowadzić do kompletnie innych rezultatów niż zakładane, a nawet braku wykonania zleconego zadania z powodu napotkanych komplikacji. 

Aby tego uniknąć zachęcamy do przyjrzenia się temu ważnemu procesowi jakim jest delegowanie i ewentualnego udoskonalenia swoich sposobów delegowania zadań podwładnym.

Pierwszym ważnym błędem w precyzyjnym delegowaniu jest własne przekonanie wobec siebie i swojego delegowania zadań pracownikom. 

Dla przykładu:

W sytuacji, kiedy chcesz wydelegować pracę podwładnemu i uniknąć jego poczucia „spychologii” swoich obowiązków na niego/nią, zlecając zadanie istotne jest aby dobrze uargumentować pracownikowi, dlaczego to właśnie on otrzymuje to zadanie i dlaczego. Nie jest możliwe prowadzenie firmy wykonując wszystkie działania samodzielnie! 

Drugim przykładem może być myśl, że nie ma już komu wydelegować pracy, ponieważ Twoi podwładni są zasypani zadaniami, po czym wykonujesz te obowiązki samodzielnie aby „robota” była wykonana porządnie i na czas, złudnie odciążając pracowników, a faktycznie z braku weryfikacji nakładu pracy pracowników przysporzyłeś sobie jedynie większej ilości pracy.

Innym błędem może być problem w przekazaniu pełni decyzyjności podwładnym w danym obszarze działania. Częstym błędem w delegowaniu zadań jest zlecanie czynności, które finalnie i tak pracownicy konsultują z przełożonym piętrząc jego nakład pracy w miejscach w których można byłoby tego uniknąć. Często na własne życzenie menedżerowie chcą być osobami decyzyjnymi zamiast oddać pracę oraz decyzyjność w danej kwestii, monitorując jedynie jej postępy. Dzięki temu pracownicy czując się bardziej odpowiedzialni, mogą podejść do sprawy bardziej skrupulatnie, a menedżer może mieć więcej czasu na sprawy bardziej istotne z zakresu własnych obowiązków.

Krokiem 1. który warto wykonać w stronę poprawy lub udoskonalenia poprawnego delegowania jest zadanie sobie pytanie:

  • Co Cię blokuje w skutecznym delegowaniu?
  • Jakie masz przekonania na ten temat?
  • Jak robiłeś to wcześniej i czy dawało to zakładane rezultaty?

W kroku 2. zastanów się nad kolejnymi aspektami:

  • Czy wiesz, co dokładnie chcesz wydelegować swojemu podwładnemu?
  • Czy precyzujesz co, jak i kiedy ma być wykonane?
  • Czy podwładny na pewno rozumie wydane polecenie?
  • Czy podwładny ma kompetencje do wykonania Twojego polecenia?
  • Czy przekazałeś mu wszystkie najważniejsze informacje dotyczące zadania?

Te istotne, a zarazem pozornie proste pytania mogą doprowadzić do innych rezultatów w delegowaniu. W nawale pracy może zdarzyć się niespodziewane zadanie do wykonania, które bez większego przemyślenia możesz wydelegować pracownikowi. Osoba bez kompetencji lub zaskoczona prośbą, może przyjąć je pochopnie lub bojąc się odmówić. Gdy nie zadasz sobie powyższych pytań może okazać się, że zadanie zostało źle wykonane lub jego jakość nie jest zadowalająca.

Kolejnym błędem, który często występuje w organizacjach jest delegowanie biorąc pod uwagę poziom obłożenia obowiązkami. Kiedy kadra pracowników ma mniej więcej tyle samo obowiązków, a jeden z nich właśnie kończy swoje zadania przydziela się mu kolejne, ponieważ da radę je jeszcze wykonać z racji tego, aby nie było pustego przebiegu zapominając jednak, że akurat ten pracownik, może nie posiadać takich kompetencji aby wykonać je z należytą jakością! Ważne, aby zawsze wybierać pracowników nie ze względu na ilość pracy lecz predyspozycje i preferencje.

Krok numer 3. Gdy idziesz do pracownika i mówisz mu co musi zostać wykonane czy pilnujesz reguły SMART?

  • Czy to co mówisz rzeczywiście jest konkretne? 
  • Czy jest mierzalne i jasno możesz określić, czy pracownik zrobił to właściwie czy też nie? 
  • Czy określasz jakość wykonania zadania, które będziesz mierzyć? 
  • Czy to zadanie jest dla pracownika ambitne? 
  • Czy zadanie jest realne do wykonania?
  • Czy jest określone jasno i konkretnie ile ma na nie czasu?
  • Czy pracownik ma kompetencje, uprawnienia oraz predyspozycje, aby to zadanie podjąć?

Kiedy już wykonasz wszystkie kroki, sprawdź również priorytetowość zlecanych zadań. To ważne, abyś nie miał/a wątpliwości co do tego czy zadanie, które wykonuje jest ważniejsze od tego, które wykonywał wcześniej lub jeszcze nie dokończył, aby je odłożyć na rzecz tego które zlecasz.

Po wszystkich powyższych punktach najlepiej jest zweryfikować pracownika czy wszystko zrozumiał i zinterpretował tak jak Ty to chciałeś przekazać. Najlepszą ku temu metodą jest proste pytanie, aby sam zreasumował co jest do zrobienia, co da jasną odpowiedź czy wszystko jest jasne, czy coś jeszcze trzeba powtórzyć i doprecyzować.

Następnie należy monitorować zadanie. Trzeba wówczas powiedzieć pracownikowi, kiedy i dlaczego będziesz sprawdzać postępy w pracy, którą zleciłeś/łaś jeśli jest ono oczywiście szczegółowe i konieczne jest takie działanie. W zadaniach prostszych można po prostu umówić się na realizację w czasie bądź ewentualne konsultacje po realizacji większych punktów.

Bardzo istotne jest wsparcie w realizacji projektu, który został zlecony, abyś miał/a pewność, że pracownik otrzymał wszystkie potrzebne informacje oraz zasoby potrzebne do realizacji tego zadania.

Kiedy dojdzie do rozliczania z wykonania zadania warto jest porozmawiać w luźnej atmosferze z pracownikiem i zadać kilka pytań:

  • Jak poszło wykonanie zadania?
  • Czy zadanie było trudne czy łatwe?
  • Czego osoba nauczyła się podczas jego wykonywania?
  • Która część była mniej, a która bardziej absorbująca czasowo?
  • Co wyciągnie dla siebie/jakie kompetencje z wykonanego zadania przydadzą mu się na przyszłość?
  • Czy czegoś było mu potrzeba do wykonania zadania?
  • Czy przy wykonywaniu zadania czuł się dobrze?

Dzięki tym pytaniom możesz nauczyć pracownika właściwej ewaluacji własnego działania oraz tym samym w przyszłości wiedzieć co warto usprawnić w swoich działaniach, czego unikać oraz czego będzie potrzeba, aby zadanie było wykonane jeszcze lepiej/szybciej/z większą precyzją. Ty wówczas będziesz w stanie dostrzec czy zadanie przydzielone przez Ciebie zostało wydelegowane prawidłowo, co możesz poprawić, a co mógłbyś/abyś dla pracownika zrobić jeszcze, aby realizację zadania ułatwić.

Czy odważysz się „puścić stery”?

Podziel się z nami w komentarzu!



💪 Jeśli chcesz skorzystać doświadczeń i gotowych wskazówek do działania to zapraszam Cię na szkolenie, podczas którego dowiesz się:

🔷 Jakie są najczęstsze pułapki, w które może wpaść lider skupiony wyłącznie na zadaniach,
🔷 Jak rozróżniać rzeczy istotne od nieistotnych w budowaniu relacji z pracownikami,
🔷 Jak dostrzegać zagrożenia w relacjach, zanim jeszcze eskalują do ekstremalnego poziomu i jakie kroki podejmować,
🔷 Jak unikać odruchowych nawyków, a zastępować je bardziej świadomymi interwencjami.
🔷 Upewnisz się, że potrafisz właściwie działać.

Tags: ,

Categorised in: Biznes, Ekspert, Przywództwo

This post was written by Małgorzata Torój