Nie mam czasu na planowanie – czy na pewno?

15 lutego, 2021 9:00 am Published by Leave your thoughts

Jak być efektywnym w dzisiejszych czasach, gdy działamy w mocno zmiennych warunkach, które wymuszają ciągłe dostosowywanie się do sytuacji rynkowej lub wymuszają reakcje obronne na zagrożenia wynikające ze zmian w prawie, w zakresie ochrony zdrowia lub innych czynników. Mam wrażenie, że ostatnio coraz trudniej planować w dłuższych okresach czasu, a elastyczność działania jest źródłem przewagi konkurencyjnej.

Dlatego jeśli chcesz zwiększać swoją umiejętność efektywnego zarządzania sobą w czasie oraz skutecznego działania w oparciu o plan to zapraszam, by zacząć swoją przygodę od określenia priorytetów. Jak mówił Peter Drucker, lepiej jest robić właściwe rzeczy, niż wszystkie we właściwy sposób. Zacznij więc pracę nad sobą od określenia czym są Twoje właściwe rzeczy. Co może Ci w tym pomóc – oczywiście matryca Eisenhowera, która pozwala podzielić czynności według kryterium ważności i pilności. Warto zwrócić szczególną uwagę na czynności ważne a nie pilne, gdyż to one po jakimś czasie mogą stać się ważne i pilne, jeśli zaczniemy nad nimi pracować wystarczająco wcześnie. Staraj się jak najwięcej spraw uruchamiać jak najwcześniej, tak by mieć pewność zdążenia z terminem a dodatkowo zapobiegać potencjalnej prokrastynacji, czyli odkładaniu danej rzeczy na później.

Jeśli masz kłopot z określaniem priorytetów to zacznij od ustalenia Twoich wartości. Dzięki wyborowi tego co najistotniejsze dla Ciebie uda Ci się szybko dokonywać decyzji, czy warto angażować się w daną czynność kosztem innej. Podobnie zrób z projektami, które wydają Ci się szczególnie ważne. Kryterium oceny może być największa korzyść, którą odniesiesz z danego działania. Może być nim dodatkowo kluczowość klienta, którego danego zadanie dotyczy. Kryterium może również wynikać z bilansu między potencjalnym zyskiem, a wysiłkiem, jaki będzie trzeba włożyć w jego osiągnięcie.

Kiedy już wiesz, co jest dla Ciebie najważniejsze proszę sprawdź w jaki sposób wykorzystujesz swój czas. Oczywiście istnieje wiele reguł zarządzania sobą w czasie, więc nie będę tutaj ich wszystkich wymieniać lub opisywać, ale chcę zwrócić Twoją uwagę na kilka aspektów:

  1. Ważne jest, by dostosować swój plan dnia do własnej krzywej energetycznej, czyli poziomu energii w ciągu dnia. Rzeczy ważniejsze, wymagające większej ilości uwagi powinny być wykonywane w zwyżkach energetycznych, mniej istotne – w spadkach. Jeśli najwięcej energii masz rano – wówczas najlepiej jest wykonywać rzeczy najważniejsze, jak tylko siadasz do swojej pracy. Jeśli masz długi rozbieg i potrzebujesz się rozkręcić z rana zanim możesz w pełni się skupić, wówczas rozpocznij dzień np. od czytania i odpowiadania na maile.
    Generalnie z mailami warto uważać, bo w dzisiejszych czasach ilość korespondencji jaką otrzymujemy niejednokrotnie przekracza nasze możliwości ich skonsumowania – więc zanim wejdziesz w odpisywanie na maile upewnij się, że nie ma nic ważniejszego do wykonania.
  2. Warto dbać o swoje zasoby energetyczne – dlatego lepiej robić krótsze przerwy częściej niż dłuższe i rzadziej – dzięki temu jesteś w stanie dłużej działać efektywnie.
  3. Sprawdzaj swój poziom koncentracji – jeśli spada – lepiej jest zrobić chwilową przerwę, niż działać nie będąc do końca skoncentrowanym na zadaniu (tracimy dużo czasu), a najwyższy poziom koncentracji osiągamy na początku danej aktywności.
  4. Łącz czynności podobne do siebie – telefony, maile, spotkania. Tak, by nie marnować czasu na przeskakiwanie z jednych aktywności w drugie i przy tym nie rozpraszać uwagi. Załatwiaj również sprawy w danym czasie, gdy jest to możliwe. Przykładowo, jeśli musisz coś załatwić na mieście to połącz tę czynność z drogą jadąc na spotkanie, tak by wykorzystać daną możliwość.
  5. Domykaj zadania – nasz mózg nieświadomie dąży do domykania nie domkniętych spraw. Nie ulegaj mitowi wielozadaniowości. Pamiętaj, że wykonywanie równolegle kilku czynności wymaga dużej przerzutności uwagi – czyli przełączania się między zadaniami. To jest Twój koszt energetyczny – nieraz dużo czasu zajmuje nam przypomnienie sobie całej kwestii, zanim ponownie wrócimy do punktu, w którym przerwaliśmy aktywność. Więc pamiętaj – jedna rzecz w jednym czasie.
  6. Jeśli już podejmujesz daną aktywność – to skupiaj się na niej całkowicie – nie odbieraj nagłego maila, który właśnie wpadł Ci do skrzynki odbiorczej. Nie skroluj mediów społecznościowych. Nie myśl o tym co jeszcze mam danego dnia zrobić.
  7. Zapisuje zadania na dany dzień, dzięki temu będzie Ci łatwiej podążać punkt po punkcie według ważności spraw i nie będziesz marnować czasu. Ponadto czynności zapisane zwalniają nasze zasoby uwagę, bo nie musimy o nich pamiętać – miej rzeczy zrobione zgodnie z metodologią Davida Allena.
  8. I moja ukochana zasada 2 minut – jeśli wiesz, że dana czynności zajmie Ci mniej niż przysłowiowe 2 minuty (uznajmy 5 minut) wówczas rób je od ręki, dzięki temu Twoja lista zdań Ci się nie piętrzy i masz poczucie własnej skuteczności.

To tylko kila wskazówek, które mi wydają się najistotniejsze i sama stosuję w moim życiu. Pracuję na etacie w ramach własnej działalności. Muszę łączyć kilka obszarów, które często się nie uzupełniają. Ostatnio dodatkowo włączyłam się w obszar aktywności online. Staram się być również obecna dla bliskich, gdy tego potrzebują. Tylko odpowiednia priorytetyzacja i zarządzanie energią osobistą pozwala mi robić wszystko. Co prawda zdarza mi się nie wyrobić z jakimś działaniem i muszę wtedy przejrzeć priorytety raz jeszcze, by inwestować czas w to co konieczne, ale mam pewność, że to co najistotniejsze jest dopilnowane. Jedyna rzecz, nad którą nadal muszę pracować, to nie branie na siebie zbyt dużej liczby zadań, bo potem niepotrzebnie działam pod presją, a to nie sprzyja skuteczności działania.

A jak Tobie idzie skuteczne zarządzanie sobą w czasie?

Tags:

Categorised in: Ekspert

This post was written by Małgorzata Torój

Jak skutecznie delegować zadania?

8 lutego, 2021 9:00 am Published by Leave your thoughts

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, wydać swojemu pracownikowi polecenie i po kilku godzinach weryfikując je stwierdzić, że nie zostało ono wykonane lub zostało zrobione kompletnie inaczej niż byś tego oczekiwał/ła? 

Czy kiedykolwiek miałeś/aś poczucie, że to Twój pracownik powinien wykonać swoją pracę, a Ty wykonujesz ją za niego/nią?

Czy zdarzyła Ci się sytuacja, w której pracownik prosi Cię o radę lub rozstrzygnięcie błahej kwestii, która należy do jego obowiązków i bez trudu dałby sobie radę bez Ciebie, a jednak nie podejmuje decyzji samodzielnie tylko czeka na Twoją?

Jeśli tego typu sytuacje wydają Ci się znajome, bez obaw… Większość przełożonych mierzy się z podobnymi dylematami.

Gdy pracujemy z klientami nad rozwojem umiejętności menedżerskich, jedną z najtrudniejszych i kluczowych umiejętności jest umiejętność delegowania zadań.

Wydawałoby się, że nie ma nic prostszego i mniej skomplikowanego niż przekazanie zadania swojemu podwładnemu. Spoglądając nieco bardziej perspektywicznie skutki zlecanych zadań bywają jednak rozbieżne z oczekiwaniami i mogą prowadzić do większych szkód niż można to sobie wyobrazić… Niewłaściwy sposób formułowania poleceń lub brak szczegółowości w zlecaniu, może prowadzić do kompletnie innych rezultatów niż zakładane, a nawet braku wykonania zleconego zadania z powodu napotkanych komplikacji. 

Aby tego uniknąć zachęcamy do przyjrzenia się temu ważnemu procesowi jakim jest delegowanie i ewentualnego udoskonalenia swoich sposobów delegowania zadań podwładnym.

Pierwszym ważnym błędem w precyzyjnym delegowaniu jest własne przekonanie wobec siebie i swojego delegowania zadań pracownikom. 

Dla przykładu:

W sytuacji, kiedy chcesz wydelegować pracę podwładnemu i uniknąć jego poczucia „spychologii” swoich obowiązków na niego/nią, zlecając zadanie istotne jest aby dobrze uargumentować pracownikowi, dlaczego to właśnie on otrzymuje to zadanie i dlaczego. Nie jest możliwe prowadzenie firmy wykonując wszystkie działania samodzielnie! 

Drugim przykładem może być myśl, że nie ma już komu wydelegować pracy, ponieważ Twoi podwładni są zasypani zadaniami, po czym wykonujesz te obowiązki samodzielnie aby „robota” była wykonana porządnie i na czas, złudnie odciążając pracowników, a faktycznie z braku weryfikacji nakładu pracy pracowników przysporzyłeś sobie jedynie większej ilości pracy.

Innym błędem może być problem w przekazaniu pełni decyzyjności podwładnym w danym obszarze działania. Częstym błędem w delegowaniu zadań jest zlecanie czynności, które finalnie i tak pracownicy konsultują z przełożonym piętrząc jego nakład pracy w miejscach w których można byłoby tego uniknąć. Często na własne życzenie menedżerowie chcą być osobami decyzyjnymi zamiast oddać pracę oraz decyzyjność w danej kwestii, monitorując jedynie jej postępy. Dzięki temu pracownicy czując się bardziej odpowiedzialni, mogą podejść do sprawy bardziej skrupulatnie, a menedżer może mieć więcej czasu na sprawy bardziej istotne z zakresu własnych obowiązków.

Krokiem 1. który warto wykonać w stronę poprawy lub udoskonalenia poprawnego delegowania jest zadanie sobie pytanie:

  • Co Cię blokuje w skutecznym delegowaniu?
  • Jakie masz przekonania na ten temat?
  • Jak robiłeś to wcześniej i czy dawało to zakładane rezultaty?

W kroku 2. zastanów się nad kolejnymi aspektami:

  • Czy wiesz, co dokładnie chcesz wydelegować swojemu podwładnemu?
  • Czy precyzujesz co, jak i kiedy ma być wykonane?
  • Czy podwładny na pewno rozumie wydane polecenie?
  • Czy podwładny ma kompetencje do wykonania Twojego polecenia?
  • Czy przekazałeś mu wszystkie najważniejsze informacje dotyczące zadania?

Te istotne, a zarazem pozornie proste pytania mogą doprowadzić do innych rezultatów w delegowaniu. W nawale pracy może zdarzyć się niespodziewane zadanie do wykonania, które bez większego przemyślenia możesz wydelegować pracownikowi. Osoba bez kompetencji lub zaskoczona prośbą, może przyjąć je pochopnie lub bojąc się odmówić. Gdy nie zadasz sobie powyższych pytań może okazać się, że zadanie zostało źle wykonane lub jego jakość nie jest zadowalająca.

Kolejnym błędem, który często występuje w organizacjach jest delegowanie biorąc pod uwagę poziom obłożenia obowiązkami. Kiedy kadra pracowników ma mniej więcej tyle samo obowiązków, a jeden z nich właśnie kończy swoje zadania przydziela się mu kolejne, ponieważ da radę je jeszcze wykonać z racji tego, aby nie było pustego przebiegu zapominając jednak, że akurat ten pracownik, może nie posiadać takich kompetencji aby wykonać je z należytą jakością! Ważne, aby zawsze wybierać pracowników nie ze względu na ilość pracy lecz predyspozycje i preferencje.

Krok numer 3. Gdy idziesz do pracownika i mówisz mu co musi zostać wykonane czy pilnujesz reguły SMART?

  • Czy to co mówisz rzeczywiście jest konkretne? 
  • Czy jest mierzalne i jasno możesz określić, czy pracownik zrobił to właściwie czy też nie? 
  • Czy określasz jakość wykonania zadania, które będziesz mierzyć? 
  • Czy to zadanie jest dla pracownika ambitne? 
  • Czy zadanie jest realne do wykonania?
  • Czy jest określone jasno i konkretnie ile ma na nie czasu?
  • Czy pracownik ma kompetencje, uprawnienia oraz predyspozycje, aby to zadanie podjąć?

Kiedy już wykonasz wszystkie kroki, sprawdź również priorytetowość zlecanych zadań. To ważne, abyś nie miał/a wątpliwości co do tego czy zadanie, które wykonuje jest ważniejsze od tego, które wykonywał wcześniej lub jeszcze nie dokończył, aby je odłożyć na rzecz tego które zlecasz.

Po wszystkich powyższych punktach najlepiej jest zweryfikować pracownika czy wszystko zrozumiał i zinterpretował tak jak Ty to chciałeś przekazać. Najlepszą ku temu metodą jest proste pytanie, aby sam zreasumował co jest do zrobienia, co da jasną odpowiedź czy wszystko jest jasne, czy coś jeszcze trzeba powtórzyć i doprecyzować.

Następnie należy monitorować zadanie. Trzeba wówczas powiedzieć pracownikowi, kiedy i dlaczego będziesz sprawdzać postępy w pracy, którą zleciłeś/łaś jeśli jest ono oczywiście szczegółowe i konieczne jest takie działanie. W zadaniach prostszych można po prostu umówić się na realizację w czasie bądź ewentualne konsultacje po realizacji większych punktów.

Bardzo istotne jest wsparcie w realizacji projektu, który został zlecony, abyś miał/a pewność, że pracownik otrzymał wszystkie potrzebne informacje oraz zasoby potrzebne do realizacji tego zadania.

Kiedy dojdzie do rozliczania z wykonania zadania warto jest porozmawiać w luźnej atmosferze z pracownikiem i zadać kilka pytań:

  • Jak poszło wykonanie zadania?
  • Czy zadanie było trudne czy łatwe?
  • Czego osoba nauczyła się podczas jego wykonywania?
  • Która część była mniej, a która bardziej absorbująca czasowo?
  • Co wyciągnie dla siebie/jakie kompetencje z wykonanego zadania przydadzą mu się na przyszłość?
  • Czy czegoś było mu potrzeba do wykonania zadania?
  • Czy przy wykonywaniu zadania czuł się dobrze?

Dzięki tym pytaniom możesz nauczyć pracownika właściwej ewaluacji własnego działania oraz tym samym w przyszłości wiedzieć co warto usprawnić w swoich działaniach, czego unikać oraz czego będzie potrzeba, aby zadanie było wykonane jeszcze lepiej/szybciej/z większą precyzją. Ty wówczas będziesz w stanie dostrzec czy zadanie przydzielone przez Ciebie zostało wydelegowane prawidłowo, co możesz poprawić, a co mógłbyś/abyś dla pracownika zrobić jeszcze, aby realizację zadania ułatwić.

Czy odważysz się „puścić stery”?

Podziel się z nami w komentarzu!



💪 Jeśli chcesz skorzystać doświadczeń i gotowych wskazówek do działania to zapraszam Cię na szkolenie, podczas którego dowiesz się:

🔷 Jakie są najczęstsze pułapki, w które może wpaść lider skupiony wyłącznie na zadaniach,
🔷 Jak rozróżniać rzeczy istotne od nieistotnych w budowaniu relacji z pracownikami,
🔷 Jak dostrzegać zagrożenia w relacjach, zanim jeszcze eskalują do ekstremalnego poziomu i jakie kroki podejmować,
🔷 Jak unikać odruchowych nawyków, a zastępować je bardziej świadomymi interwencjami.
🔷 Upewnisz się, że potrafisz właściwie działać.

Tags: ,

Categorised in: Biznes, Ekspert, Przywództwo

This post was written by Małgorzata Torój

“Mów po polsku!”, czyli dlaczego się nie rozumiemy.

1 lutego, 2021 9:00 am Published by Leave your thoughts

W pewnym zespole pracuje Kasia, która jest bardzo dokładna. Wszystkie zadania wykonuje bardzo skrupulatnie i zawsze wskaże błąd lub ryzyko powodzenia projektu. Do tego potrafi godzinami wyjaśniać różnie między dwiema pozornie podobnymi sytuacjami, gdyż dostrzega szczegóły danych zagadnień. W tym samym zespole pracuje Inga, która ma zawsze wiele pomysłów i lubi eksperymentować z nowymi rozwiązaniami. Zapala się do różnych nowych przedsięwzięć, jednak nudzi ją praca wykonawcza. Woli inspirować innych do działania i nie zawsze wszyscy wiedzą, o co jej chodzi, gdyż rzadko zagłębia się w szczegóły a dzieli głównymi hasłami, za którymi ciągnie się wiele skojarzeń. Nietrudno się domyśleć, że kiedy dochodzi do inicjowania przez Ingę projektu, Kasia zadaje jej mnóstwo szczegółowych pytań mających na celu ocenę ryzyka. Jednak takie pytania drażnią Ingę, gdyż nie zdąży jeszcze na dobre rozwinąć skrzydeł, a już czuje, że jej pomysł jest krytykowany przez koleżankę.  

To, co różni obie Panie to styl myślenia. Kasia jest Badaczem, a Inga Wizjonerem – zgodnie z metodologią FRIS®. Z jednej strony może to być zasobem zespołu, gdyż dzięki Indze mogą iść do przodu i rozpoczynać nowe interesujące i zarazem innowacyjne projekty. Z drugiej dbają o szczegóły, dzięki którym mogą dobrze proponowane rozwiązania rozplanować i zrealizować. Niemniej wymiana zdań między obiema Paniami może prowadzić do wielu konfliktów, gdyż każda z nich myśli zupełnie inaczej i na innym poziomie ogólności.

Po co nam wiedza na ten temat? Kiedy znasz swój styl myślenia pozwala Ci to lepiej rozumieć, dlaczego reagujesz w dany sposób w nowych sytuacjach, dlaczego preferujesz określony sposób komunikacji, lub w jaki sposób postrzegasz daną sytuację i wpływa to na Twój styl rozwiązywanie problemów poznawczych.

Jeśli jesteś Zawodnikiem wg metodologii FRIS®, patrzysz na świat z perspektywy faktów. Lubisz jasne cele, precyzyjne zadania i konkret. Nie boisz się podejmować decyzji i starasz się zawsze doprowadzić rozpoczęte aktywności do końca. Ważny jest efekt twojego działania. Masz łatwość wyznaczania priorytetów, dzięki czemu jest Ci łatwiej skupić się na celu i go osiągać. Drażni Cię owijanie w bawełnę, bo lubisz, gdy ktoś przechodzi od razu do sedna sprawy. Czasami możesz nie rozumieć, dlaczego inni tyle czasu się zastanawiają lub dlaczego emocje biorą górę nad ich racjonalnym podejmowaniem decyzji. Lubisz praktyczne rozwiązania i szybko przechodzisz do działania. W końcu nie ma sensu marnować czasu.

Gdy jesteś FRIS®-owym Partnerem, już od pierwszego momentu dostrzegasz relacje i powiązania między poszczególnymi elementami zadania lub sytuacji, co pozwala Ci odnajdować różne wyjścia z sytuacji problemowych. Od razu angażujesz się w dane działanie, zwłaszcza gdy ma ono dla Ciebie głębszy sens. Ważni są dla Ciebie ludzie, więc cieszą Cię zadania zespołowe, ale również bierzesz pod uwagę ludzki charakter dylematów, które rozważasz. Jesteś empatyczny, więc liczysz się ze zdaniem innych osób i jesteś bardzo wrażliwy, co czasami utrudnia Ci podejmowanie racjonalnych decyzji. Myślisz intuicyjnie, dlatego nieraz miewasz przeczucia co do właściwych sposób zachowania w określonej sytuacji. Dążysz do kompromisu, który usatysfakcjonuje wszystkich zaangażowanych w daną sprawę.

Gdy Twoim dominującym stylem myślenia jest Wizjoner, patrzysz na sytuacje problemowe z lotu ptaka co pozwala Ci widzieć od razu całą sytuację. Dzięki temu masz łatwość odszukiwania wielu możliwych rozwiązań w jednej konkretnej sytuacji. Pozwala Ci to na dużą kreatywność i łatwość znajdowania nowych sposobów działania w danej sytuacji. Twoja dominująca perspektywa to idee. Masz wiele twórczych pomysłów, lubisz wymyślać nowe rozwiązania. Lubisz eksperymentować, dzięki czemu łatwo Ci przełamywać schematy i działać niezależnie od utartych procedur. Przez wielość pomysłów możesz być odbierany przez zespół jako zbyt chaotyczny lub nadmiernie generalizujący. Nie wszyscy potrafią tak szybko przeskakiwać z jednej strategii na drugą, co może być dla Ciebie trudne do zrozumienia, gdyż Ty masz łatwość zmiany i dostosowywania się do nowych sytuacji. Jesteś po prostu elastyczny.

Jeśli natomiast myślisz analitycznie i lubisz różnego rodzaju schematy, kategorie i struktury, to prawdopodobnie jesteś FRIS®-owym Badaczem. Odpowiada Ci metodyczność działania. Lubisz jasne sytuacje, dlatego wolisz pytać, niż domyślać się. Nie zaczniesz działania bez kompletu informacji, dlatego każde zadanie zaczynasz od zebrania wszystkich niezbędnych informacji. A gdy ich nie masz, zaczynasz szukać, by Twoje decyzje były w pełni przemyślane i opierały się na szczegółowej analizie sytuacji czy informacji. Dzięki temu szukasz optymalnego rozwiązania. Dbasz o szczegóły, co nieraz może przysparzać Ci kłopotów w zespole, gdyż inni postrzegają to jako nadmierny perfekcjonizm i nie zawsze potrafią czekać, aż podejmiesz właściwą decyzję. Ty natomiast zanim odpowiesz wolisz mieć pewność, że to co powiesz jest przemyślane.  Jesteś wnikliwy i spostrzegawczy.

To oczywiście, tylko fragment analizy stylów myślenia – ale mam nadzieję, że już te informacje zachęcają Cię do tego, by przyglądać się sobie pod tym kątem i trochę lepiej rozumieć ludzi o innych perspektywach poznawczych. W końcu każdy z nas jest inny i widzi świat inaczej. Warto doceniać różnorodność, tylko musimy zacząć od wzajemnego rozumienia. Gdy ten etap przejdziemy możemy próbować komunikować się w sposób bardziej zrozumiały dla drugiej strony i dzięki temu dążyć do porozumienia.

A jeśli chcesz poznać swój styl myślenia – zapraszam na indywidualną sesję z analizą FRIS® w oparciu o wykonanie testu FRIS®:

https://malgorzatatoroj.pl/produkt/badanie-fris-raport-z-omowieniem/

Tags: , ,

Categorised in: Biznes, Ekspert, FRIS, Relacje

This post was written by Małgorzata Torój