Czy zdarzyło Ci się kiedyś, wydać swojemu pracownikowi polecenie i po kilku godzinach weryfikując je stwierdzić, że nie zostało ono wykonane lub zostało zrobione kompletnie inaczej niż byś tego oczekiwał/ła? 

Czy kiedykolwiek miałeś/aś poczucie, że to Twój pracownik powinien wykonać swoją pracę, a Ty wykonujesz ją za niego/nią?

Czy zdarzyła Ci się sytuacja, w której pracownik prosi Cię o radę lub rozstrzygnięcie błahej kwestii, która należy do jego obowiązków i bez trudu dałby sobie radę bez Ciebie, a jednak nie podejmuje decyzji samodzielnie tylko czeka na Twoją?

Jeśli tego typu sytuacje wydają Ci się znajome, bez obaw… Większość przełożonych mierzy się z podobnymi dylematami.

Gdy pracujemy z klientami nad rozwojem umiejętności menedżerskich, jedną z najtrudniejszych i kluczowych umiejętności jest umiejętność delegowania zadań.

Wydawałoby się, że nie ma nic prostszego i mniej skomplikowanego niż przekazanie zadania swojemu podwładnemu. Spoglądając nieco bardziej perspektywicznie skutki zlecanych zadań bywają jednak rozbieżne z oczekiwaniami i mogą prowadzić do większych szkód niż można to sobie wyobrazić… Niewłaściwy sposób formułowania poleceń lub brak szczegółowości w zlecaniu, może prowadzić do kompletnie innych rezultatów niż zakładane, a nawet braku wykonania zleconego zadania z powodu napotkanych komplikacji. 

Aby tego uniknąć zachęcamy do przyjrzenia się temu ważnemu procesowi jakim jest delegowanie i ewentualnego udoskonalenia swoich sposobów delegowania zadań podwładnym.

Pierwszym ważnym błędem w precyzyjnym delegowaniu jest własne przekonanie wobec siebie i swojego delegowania zadań pracownikom. 

Dla przykładu:

W sytuacji, kiedy chcesz wydelegować pracę podwładnemu i uniknąć jego poczucia „spychologii” swoich obowiązków na niego/nią, zlecając zadanie istotne jest aby dobrze uargumentować pracownikowi, dlaczego to właśnie on otrzymuje to zadanie i dlaczego. Nie jest możliwe prowadzenie firmy wykonując wszystkie działania samodzielnie! 

Drugim przykładem może być myśl, że nie ma już komu wydelegować pracy, ponieważ Twoi podwładni są zasypani zadaniami, po czym wykonujesz te obowiązki samodzielnie aby „robota” była wykonana porządnie i na czas, złudnie odciążając pracowników, a faktycznie z braku weryfikacji nakładu pracy pracowników przysporzyłeś sobie jedynie większej ilości pracy.

Innym błędem może być problem w przekazaniu pełni decyzyjności podwładnym w danym obszarze działania. Częstym błędem w delegowaniu zadań jest zlecanie czynności, które finalnie i tak pracownicy konsultują z przełożonym piętrząc jego nakład pracy w miejscach w których można byłoby tego uniknąć. Często na własne życzenie menedżerowie chcą być osobami decyzyjnymi zamiast oddać pracę oraz decyzyjność w danej kwestii, monitorując jedynie jej postępy. Dzięki temu pracownicy czując się bardziej odpowiedzialni, mogą podejść do sprawy bardziej skrupulatnie, a menedżer może mieć więcej czasu na sprawy bardziej istotne z zakresu własnych obowiązków.

Krokiem 1. który warto wykonać w stronę poprawy lub udoskonalenia poprawnego delegowania jest zadanie sobie pytanie:

  • Co Cię blokuje w skutecznym delegowaniu?
  • Jakie masz przekonania na ten temat?
  • Jak robiłeś to wcześniej i czy dawało to zakładane rezultaty?

W kroku 2. zastanów się nad kolejnymi aspektami:

  • Czy wiesz, co dokładnie chcesz wydelegować swojemu podwładnemu?
  • Czy precyzujesz co, jak i kiedy ma być wykonane?
  • Czy podwładny na pewno rozumie wydane polecenie?
  • Czy podwładny ma kompetencje do wykonania Twojego polecenia?
  • Czy przekazałeś mu wszystkie najważniejsze informacje dotyczące zadania?

Te istotne, a zarazem pozornie proste pytania mogą doprowadzić do innych rezultatów w delegowaniu. W nawale pracy może zdarzyć się niespodziewane zadanie do wykonania, które bez większego przemyślenia możesz wydelegować pracownikowi. Osoba bez kompetencji lub zaskoczona prośbą, może przyjąć je pochopnie lub bojąc się odmówić. Gdy nie zadasz sobie powyższych pytań może okazać się, że zadanie zostało źle wykonane lub jego jakość nie jest zadowalająca.

Kolejnym błędem, który często występuje w organizacjach jest delegowanie biorąc pod uwagę poziom obłożenia obowiązkami. Kiedy kadra pracowników ma mniej więcej tyle samo obowiązków, a jeden z nich właśnie kończy swoje zadania przydziela się mu kolejne, ponieważ da radę je jeszcze wykonać z racji tego, aby nie było pustego przebiegu zapominając jednak, że akurat ten pracownik, może nie posiadać takich kompetencji aby wykonać je z należytą jakością! Ważne, aby zawsze wybierać pracowników nie ze względu na ilość pracy lecz predyspozycje i preferencje.

Krok numer 3. Gdy idziesz do pracownika i mówisz mu co musi zostać wykonane czy pilnujesz reguły SMART?

  • Czy to co mówisz rzeczywiście jest konkretne? 
  • Czy jest mierzalne i jasno możesz określić, czy pracownik zrobił to właściwie czy też nie? 
  • Czy określasz jakość wykonania zadania, które będziesz mierzyć? 
  • Czy to zadanie jest dla pracownika ambitne? 
  • Czy zadanie jest realne do wykonania?
  • Czy jest określone jasno i konkretnie ile ma na nie czasu?
  • Czy pracownik ma kompetencje, uprawnienia oraz predyspozycje, aby to zadanie podjąć?

Kiedy już wykonasz wszystkie kroki, sprawdź również priorytetowość zlecanych zadań. To ważne, abyś nie miał/a wątpliwości co do tego czy zadanie, które wykonuje jest ważniejsze od tego, które wykonywał wcześniej lub jeszcze nie dokończył, aby je odłożyć na rzecz tego które zlecasz.

Po wszystkich powyższych punktach najlepiej jest zweryfikować pracownika czy wszystko zrozumiał i zinterpretował tak jak Ty to chciałeś przekazać. Najlepszą ku temu metodą jest proste pytanie, aby sam zreasumował co jest do zrobienia, co da jasną odpowiedź czy wszystko jest jasne, czy coś jeszcze trzeba powtórzyć i doprecyzować.

Następnie należy monitorować zadanie. Trzeba wówczas powiedzieć pracownikowi, kiedy i dlaczego będziesz sprawdzać postępy w pracy, którą zleciłeś/łaś jeśli jest ono oczywiście szczegółowe i konieczne jest takie działanie. W zadaniach prostszych można po prostu umówić się na realizację w czasie bądź ewentualne konsultacje po realizacji większych punktów.

Bardzo istotne jest wsparcie w realizacji projektu, który został zlecony, abyś miał/a pewność, że pracownik otrzymał wszystkie potrzebne informacje oraz zasoby potrzebne do realizacji tego zadania.

Kiedy dojdzie do rozliczania z wykonania zadania warto jest porozmawiać w luźnej atmosferze z pracownikiem i zadać kilka pytań:

  • Jak poszło wykonanie zadania?
  • Czy zadanie było trudne czy łatwe?
  • Czego osoba nauczyła się podczas jego wykonywania?
  • Która część była mniej, a która bardziej absorbująca czasowo?
  • Co wyciągnie dla siebie/jakie kompetencje z wykonanego zadania przydadzą mu się na przyszłość?
  • Czy czegoś było mu potrzeba do wykonania zadania?
  • Czy przy wykonywaniu zadania czuł się dobrze?

Dzięki tym pytaniom możesz nauczyć pracownika właściwej ewaluacji własnego działania oraz tym samym w przyszłości wiedzieć co warto usprawnić w swoich działaniach, czego unikać oraz czego będzie potrzeba, aby zadanie było wykonane jeszcze lepiej/szybciej/z większą precyzją. Ty wówczas będziesz w stanie dostrzec czy zadanie przydzielone przez Ciebie zostało wydelegowane prawidłowo, co możesz poprawić, a co mógłbyś/abyś dla pracownika zrobić jeszcze, aby realizację zadania ułatwić.

Czy odważysz się „puścić stery”?

Podziel się z nami w komentarzu!



💪 Jeśli chcesz skorzystać doświadczeń i gotowych wskazówek do działania to zapraszam Cię na szkolenie, podczas którego dowiesz się:

🔷 Jakie są najczęstsze pułapki, w które może wpaść lider skupiony wyłącznie na zadaniach,
🔷 Jak rozróżniać rzeczy istotne od nieistotnych w budowaniu relacji z pracownikami,
🔷 Jak dostrzegać zagrożenia w relacjach, zanim jeszcze eskalują do ekstremalnego poziomu i jakie kroki podejmować,
🔷 Jak unikać odruchowych nawyków, a zastępować je bardziej świadomymi interwencjami.
🔷 Upewnisz się, że potrafisz właściwie działać.


Kolejny dzień pełen wyzwań i trudnych decyzji za Tobą. Być może wracasz zmęczony do domu i zastanawiasz się, po co Ci to wszystko?

Jesteś szefem, ale być może w chwilach trudnych czasami wątpisz, czy się do tego w ogóle nadajesz? Może nadszedł moment w twojej karierze, gdy ludzie oczekują od Ciebie konkretnych rozwiązań
a Ty do końca nie wiesz, które będą odpowiednie?

Może sam nie wiesz, co mogłoby być najlepszym rozwiązaniem i jakie decyzje możesz podjąć, aby poprawić sytuację w firmie? To kryzys czy jedynie próba, którą musisz przejść jako szef…?

Dodatkowo docierają do Ciebie z różnych źródeł nowe informacje, że dobry szef powinien być „jakiś”, prezentować określone zachowania, budować w określony sposób relacje – a Ty się z tym nie do końca utożsamiasz.

Tak wiele pytań, a wciąż brakuje Ci odpowiedzi…

W byciu dobrym szefem nie chodzi jednak o proste rozwiązania, a o odpowiednie podejście do ludzi i pracy oparte o nasze wartości oraz kreatywność w szukaniu rozwiązań. Jeśli masz chwilę, zapraszamy do krótkiej refleksji nad własną rolą lidera.

1.      W pierwszej kolejności zadaj sobie pytanie – Kim jestem jako lider?

Najczęściej nie zadajemy sobie tego pytania w ogóle, bo gonią nas cele, zadania, budżety…

W pewnym momencie tracimy z oczu to, kim tak naprawdę chcemy być i w czym tkwi nasz potencjał jako wystarczająco dobrego szefa. Każdy z nas nosi w sobie ukrytą teorię przywództwa, ma w głowie pewien ideał „prawdziwego lidera”. Najczęściej zbudowany na kanwie dotychczasowych doświadczeń ze swoimi szefami, albo poprzez naśladowanie niedoścignionego wzorca czy obietnicę, że Ja będę inny. Takie budowanie swojego stylu przywództwa może niestety doprowadzić do nakładania masek zgodnie z trendami, lub zgodnie z oczekiwaniami organizacji. A jaka jest prawda o nas? Czym się wyróżniamy, co mogłoby stanowić kamień węgielny naszego indywidualnego stylu przywództwa? Co chcemy dać innym, organizacji i co stanowi o naszej unikatowości?

2.      Sprawdź w jaki sposób wyzwanie, przed którym stoisz, realizuje Twoją misję życiową?

Co w sytuacji trudnej, przed którą teraz stoisz stanowi dla Ciebie największe wyzwanie? W jaki sposób wymaga ona Twojej reakcji z poziomu istotnych dla Ciebie wartości?

Przykładowo, jeśli masz do czynienia z konfliktem w zespole, a Twoją wartością jest wzajemne wsparcie, to w jaki sposób możesz wykorzystać zaistniałą sytuację do wdrożenia swojej wartości w działaniu? Nieraz traktujemy nasze wartości jako coś teoretycznego, istniejącego
w naszej głowie wyłącznie, gdy coach zada nam określone pytanie. Mówimy „wartości to wartości, a realne życie (zwłaszcza w korporacji) to realne życie”, ale czy rzeczywiście żyjemy w pełni, jednocześnie postępując niezgodnie z naszymi wartościami?

3.      Dobierz takie rozwiązanie, które jednocześnie zaspokoi Twoje wartości i przyniesie najbardziej konstruktywne w danej sytuacji rozwiązanie.

Jeśli Twoją wartością jest wspieranie ludzi w rozwoju, gdy spotka Cię trudny moment zadaj sobie kolejne pytania:

  • W jaki sposób najpełniej mogę wesprzeć swoich ludzi?
  • Jak swoim zarządzaniem mogę pomóc im w tym momencie się rozwinąć?
  • Jakiego rodzaju działań z mojej strony potrzebują, aby ruszyć dalej lub jakie rozwiązania wskazać, aby poradzili sobie z danym wyzwaniem?

Jeśli Twoją wartością jest efektywność oraz wysokie wyniki wówczas warto zadać pytanie:

  • Jakie działania powinienem podjąć, aby zwiększyć efektywność w zespole?
  • Jakie rozwiązanie w tej sytuacji pomoże nam zrealizować założone cele?
  • Jakich narzędzi muszę dostarczyć, aby zwiększyć wyniki?
  • Jakich szkoleń lub jakiego rodzaju pomocy ludzie potrzebują, aby to osiągnąć?

Kiedy wartością najważniejszą będzie motywowanie/inspirowanie innych:

  • Czego ludzie w mojej organizacji w tym momencie potrzebują najbardziej? (lepszych warunków pracy, zmian pod względem obowiązków, podwyżki, zwiększenia autonomii, benefitów etc.)

Jeśli próba zwiększenia motywacji odbywa się pod nieodpowiednim kątem nie wniesie oczekiwanego wzrostu, np. osoba ma złe warunki pracy (tj. brak klimatyzacji lub zbyt krótkie przerwy w zajęciach) nie zmotywujemy jej docenieniem za wykonane zadanie itp.

  • Co zrobiłem ostatnio by inspirować moich ludzi do sięgania po więcej lub angażowania się
    w ciekawsze projekty?
  • W jaki sposób osobiście jestem modelem pożądanych zachowań?
  • Jakiej inspiracji/motywacji ludzie potrzebują, by ponownie poczuć wiatr w żaglach?

Mimo że sytuacja wyjściowa może być taka sama to od naszych wartości zależy, po które rozwiązanie sięgniemy i jak skuteczni będziemy. Nie zawsze wybierzemy obiektywnie najlepsze rozwiązanie, ale może będzie wystarczająco dobre i skuteczne? Poczucie ulgi i adekwatności działania bez przerysowania formy nad treścią może stać się najlepszym paliwem do uruchomienia dalszych działań.

4.      Zweryfikuj czy sposób, w jaki wdrożysz to rozwiązanie rzeczywiście będzie w zgodzie z Tobą.

Im bardziej jesteśmy autentyczni w naszych rolach, tym pełniej i skuteczniej działamy. Punktem wyjścia jest zawsze spójność wewnętrzna. Jak zbudować tę spójność – być konsekwentnym w wyborach
i zawsze wracać do podstawowych wartości? Jeśli chcesz odkryć swój potencjał jako lidera zapraszamy do skorzystania z programu CORE LEADERSHIP COACHING ™.

PODSUMOWUJĄC, zasada jest prosta:

  • Początkowo najważniejsze jest, aby znaleźć najistotniejszą wartość, którą chcesz wdrażać w codziennym zarządzaniu.
  • Następnie zadaj sobie pytanie, jakich zachowań oraz sposobów potrzebujesz, aby przez swoje zarządzanie tę wartość wypełnić.
  • Po jakich zachowaniach rozpoznasz, że ta wartość jest realizowana.
  • Sprawdź, czy działania, które zarządziłeś/łaś przyniosły faktyczne rezultaty.

Jeśli działania były słuszne, a rezultaty są widoczne oznacza to, że znalazłeś/łaś odpowiedni sposób na wdrażanie wartości. Jeśli jednak nie ma zamierzonych rezultatów, postaraj się dostrzec co takiego nie zadziałało, że wartość się nie przejawiła:

  • Co powinienem zrobić inaczej?
  • Co takiego mogę zrobić więcej?
  • Czego muszę robić mniej?
  • Czego unikać, aby ta wartość mogła objawić się pełniej w danym działaniu?

A teraz zapraszamy Cię, usiądź w spokojnym, sprzyjającym ku przemyśleniom oraz Twojej kreatywności miejscu, przy herbacie lub lampce wina i zastanów się kim jesteś w swoim najlepszym wydaniu bycia szefem? Do jakiej roli jesteś powołany jako szef? Komu możesz tą rolą służyć? Jak możesz ją w sobie najpełniej realizować?

Każdy z nas nosi w sobie powołanie. Jeśli połączymy rolę szefa z własnym powołaniem, odpowiedzi na pytania, jakim liderem być staną się oczywiste. Każdy w mniejszym lub większym stopniu posiada w sobie cząstkę przywódcy, lecz kluczem jest to, by znaleźć oraz zrozumieć tę część i w najlepszy możliwy sposób dzielić się nią z innymi.

Jeśli jednak nie chcesz odkrywać tego samotnie i chcesz, aby w drodze rozwoju towarzyszył Ci ktoś z zewnątrz pomagając odkrywać w Tobie aspekty bycia szefem – jesteśmy do Twojej dyspozycji i zapraszamy do kontaktu lub wyboru programu CORE LEADERSHIP COACHING .

 


Pracując z menedżerami rozmaitych firm, polskich oraz zagranicznych zauważyliśmy, że najczęstszym problemem występującym w doskonaleniu siebie w roli lidera, jest nadmierne zagłębianie się w sprawach bieżących. Zapominając o istocie swej funkcji menedżer najczęściej chce wykonać jak najlepszą „robotę” często dokładając sobie obowiązków z poziomu operacyjnego. Dzieje się to kosztem myślenia taktycznego lub strategicznego. W efekcie nie ma wystarczającej ilości czasu, by przyjrzeć się swojemu zespołowi i odpowiednio zaplanować jego działania i rozwój. Może wówczas koncentrować się wyłącznie na bieżących działaniach i poleceniach bez klarownej wizji, dokąd prowadzi swój zespół.

Menadżer skupiony na osiągnięciu celu w większości przypadków stara się trzymać zespół samemu, realizując ogrom zadań „tu i teraz”. Deleguje zadania na szybko, monitoruje bieżącą pracę oraz egzekwuje potrzebne aktualnie działania, często zapominając jednak o wytyczaniu kierunku i celu swemu zespołowi.

Menedżer, który podchodzi do swych obowiązków z wizją progresu, pierwszorzędnie powinien pamiętać, by ciągle przywoływać wspólną wizję o tym, gdzie chce wraz z zespołem dojść, jakie aktywności są ku temu potrzebne, oraz jakie działania są niezbędne, by przybliżyć cel. Kiedy jednak kierunek nie jest wprost określony, a pojawiają się wątpliwości co do własnej efektywności, spadek produktywności oraz pewnego rodzaju egocentryczność myślenia tj. osoby na swoich stanowiskach chcą „odbębnić” swoje. Realizują oni wówczas swoją część pracy nie zważając na ogólny cel i pracę innych członków zespołu, co prowadzić może do rozbieżności w ogólnym kierunku działań przedsiębiorstwa. Kiedy brak odpowiedzialności działań wykonawców spada na menedżera, pojawia się problem. Menedżer jest zmuszony wykonywać o wiele więcej pracy, ponieważ musi zarządzać „tu i teraz”, gubiąc często cel ogólny, do którego zmierza.


W perspektywie czasu najistotniejszy sens zadania może się rozmywać, prowadząc zespół do braku jasno określonych działań ku jego realizacji. Dlatego, aby zapobiec takiej sytuacji, zachęcamy tym wpisem do głębokiej refleksji…

  • Dokąd zmierza Twój zespół?
  • Jakimi wartościami Twój zespół ma się kierować?
  • Jakie efekty jako zespół chcecie osiągnąć?
  • Czy osoby posiadają wspólną wizję tego kim jesteście jako zespół?
  • Jaką rolę pełnicie jako zespół?
  • Czy są jasno i konkretnie rozdzielone zadania, kto i co ma robić w zespole?

I czy jest to zgodne z kompetencjami wykonawcy?

Te kilka pytań mogą pozwolić na zweryfikowanie czy zespół ma wspólną wizję, wspólne cele oraz czy mówiąc o wizji, ma w głowie te same przedsięwzięcia oraz wartości co Ty jako menedżer.

Jeśli jednak odpowiedzi na powyższe pytania okażą się nie być pomyślne i zespół nie do końca wie w którym kierunku zmierza, praca nie jest dla nich klarowna lub jeśli samemu obserwujesz, że grupa nie pracuje tak jak byś tego oczekiwał, oznacza to, że jest w tym temacie praca do wykonania. Jak się jednak do tej niej zabrać?

Po pierwsze warto zastanowić się:

  • Jaki chcesz mieć zespół?
  • Do czego Ty zarządzając swoim zespołem chcesz, abyście wspólnie doszli?
  • Jakie są wasze dobre strony i co was spaja jako zespół?
  • Jak wspólny cel może przybliżyć pracowników do większej współpracy?
  • Jakimi wartościami kierujesz się Ty i Twoi ludzie w zespole?
  • Jakie wartości ceni firma i czy są one zgodne z wartościami zespołu?

Chcąc wspólnie dojść do powyższych odpowiedzi, ważne jest, aby zorganizować spotkanie całego zespołu, zapytać o ich wartości, cele oraz nakreślić tym samym cele grupowe, aby jasno wytyczyć drogę, którą razem od tego momentu będziecie podążać. Kiedy odkryjecie wspólnymi siłami, jakie wartości dla każdej jednostki są ważne, warto porozmawiać na temat tego jak możecie je wdrożyć i które z zadań usprawnić tak, aby dojść do określonych wcześniej założeń oraz planu.

Po spotkaniu warto przemyśleć odpowiedzi każdego z zaproszonych i przeanalizować, czy wykorzystywane są jego wszystkie zasoby.

  • Co zrobić, aby rozwijać w grupie ich najlepsze cechy prowadząc do jednoczesnego wykonania zadania?
  • Co zrobić z ich niewykorzystanym potencjałem, ewentualnymi talentami?
  • Jak te talenty wykorzystać, aby przyczyniły się one do rozwoju w kierunku celu?

Gdy odnajdziesz i wykorzystasz te cechy pracowników, pojawi się możliwy do uzyskania efekt synergii, a zespół będzie w stanie rozwinąć skrzydła szerzej niż wcześniej.

Kiedy zespół wykorzystuje swój potencjał – wykonując przy tym ciekawą i zgodną ze swoimi predyspozycjami pracę, efekty oraz współpraca mogą być bardziej inspirujące, a cel w znacznym stopniu dostępny i łatwiejszy do wykonania.

Na koniec w procesie tej zmiany, ważne jest by przemyśleć jaki wygląd w przyszłości ma mieć zespół, którym kierujesz?

  • Jakich kompetencji potrzebują Twoi pracownicy, aby jeszcze bardziej rozwinąć się jako zespół?
  • Czego mogą potrzebować, aby jako zespół byli jeszcze mocniejsi oraz bardziej skuteczni
    w działaniach, mając przy tym uśmiech na twarzy?

W celu przemyślenia powyższych pytań, poświęć godzinę w tym tygodniu na to, by wyobrazić sobie pożądaną wizję Twojego zespołu. Zaproś potem jego członków i zapytaj o to, kim oni chcieliby być jako zespół? Spróbujcie poszukać wspólnej drogi, a jeśli zrobicie to razem i ludzie będą zaangażowani w proces Tworzenia czy przyjmą go jako swój i z większą uwagą będą go realizować.

Jeśli jednak uznasz, że potrzebna jest Wam w tym pomoc lub wsparcie, zapraszamy do kontaktu z nami, aby wspólnie wybrać rozwiązania oraz drogę rozwoju dla Twojego zespołu.

Dokąd zmierza Twój zespół?