Jak być efektywnym w dzisiejszych czasach, gdy działamy w mocno zmiennych warunkach, które wymuszają ciągłe dostosowywanie się do sytuacji rynkowej lub wymuszają reakcje obronne na zagrożenia wynikające ze zmian w prawie, w zakresie ochrony zdrowia lub innych czynników. Mam wrażenie, że ostatnio coraz trudniej planować w dłuższych okresach czasu, a elastyczność działania jest źródłem przewagi konkurencyjnej.

Dlatego jeśli chcesz zwiększać swoją umiejętność efektywnego zarządzania sobą w czasie oraz skutecznego działania w oparciu o plan to zapraszam, by zacząć swoją przygodę od określenia priorytetów. Jak mówił Peter Drucker, lepiej jest robić właściwe rzeczy, niż wszystkie we właściwy sposób. Zacznij więc pracę nad sobą od określenia czym są Twoje właściwe rzeczy. Co może Ci w tym pomóc – oczywiście matryca Eisenhowera, która pozwala podzielić czynności według kryterium ważności i pilności. Warto zwrócić szczególną uwagę na czynności ważne a nie pilne, gdyż to one po jakimś czasie mogą stać się ważne i pilne, jeśli zaczniemy nad nimi pracować wystarczająco wcześnie. Staraj się jak najwięcej spraw uruchamiać jak najwcześniej, tak by mieć pewność zdążenia z terminem a dodatkowo zapobiegać potencjalnej prokrastynacji, czyli odkładaniu danej rzeczy na później.

Jeśli masz kłopot z określaniem priorytetów to zacznij od ustalenia Twoich wartości. Dzięki wyborowi tego co najistotniejsze dla Ciebie uda Ci się szybko dokonywać decyzji, czy warto angażować się w daną czynność kosztem innej. Podobnie zrób z projektami, które wydają Ci się szczególnie ważne. Kryterium oceny może być największa korzyść, którą odniesiesz z danego działania. Może być nim dodatkowo kluczowość klienta, którego danego zadanie dotyczy. Kryterium może również wynikać z bilansu między potencjalnym zyskiem, a wysiłkiem, jaki będzie trzeba włożyć w jego osiągnięcie.

Kiedy już wiesz, co jest dla Ciebie najważniejsze proszę sprawdź w jaki sposób wykorzystujesz swój czas. Oczywiście istnieje wiele reguł zarządzania sobą w czasie, więc nie będę tutaj ich wszystkich wymieniać lub opisywać, ale chcę zwrócić Twoją uwagę na kilka aspektów:

  1. Ważne jest, by dostosować swój plan dnia do własnej krzywej energetycznej, czyli poziomu energii w ciągu dnia. Rzeczy ważniejsze, wymagające większej ilości uwagi powinny być wykonywane w zwyżkach energetycznych, mniej istotne – w spadkach. Jeśli najwięcej energii masz rano – wówczas najlepiej jest wykonywać rzeczy najważniejsze, jak tylko siadasz do swojej pracy. Jeśli masz długi rozbieg i potrzebujesz się rozkręcić z rana zanim możesz w pełni się skupić, wówczas rozpocznij dzień np. od czytania i odpowiadania na maile.
    Generalnie z mailami warto uważać, bo w dzisiejszych czasach ilość korespondencji jaką otrzymujemy niejednokrotnie przekracza nasze możliwości ich skonsumowania – więc zanim wejdziesz w odpisywanie na maile upewnij się, że nie ma nic ważniejszego do wykonania.
  2. Warto dbać o swoje zasoby energetyczne – dlatego lepiej robić krótsze przerwy częściej niż dłuższe i rzadziej – dzięki temu jesteś w stanie dłużej działać efektywnie.
  3. Sprawdzaj swój poziom koncentracji – jeśli spada – lepiej jest zrobić chwilową przerwę, niż działać nie będąc do końca skoncentrowanym na zadaniu (tracimy dużo czasu), a najwyższy poziom koncentracji osiągamy na początku danej aktywności.
  4. Łącz czynności podobne do siebie – telefony, maile, spotkania. Tak, by nie marnować czasu na przeskakiwanie z jednych aktywności w drugie i przy tym nie rozpraszać uwagi. Załatwiaj również sprawy w danym czasie, gdy jest to możliwe. Przykładowo, jeśli musisz coś załatwić na mieście to połącz tę czynność z drogą jadąc na spotkanie, tak by wykorzystać daną możliwość.
  5. Domykaj zadania – nasz mózg nieświadomie dąży do domykania nie domkniętych spraw. Nie ulegaj mitowi wielozadaniowości. Pamiętaj, że wykonywanie równolegle kilku czynności wymaga dużej przerzutności uwagi – czyli przełączania się między zadaniami. To jest Twój koszt energetyczny – nieraz dużo czasu zajmuje nam przypomnienie sobie całej kwestii, zanim ponownie wrócimy do punktu, w którym przerwaliśmy aktywność. Więc pamiętaj – jedna rzecz w jednym czasie.
  6. Jeśli już podejmujesz daną aktywność – to skupiaj się na niej całkowicie – nie odbieraj nagłego maila, który właśnie wpadł Ci do skrzynki odbiorczej. Nie skroluj mediów społecznościowych. Nie myśl o tym co jeszcze mam danego dnia zrobić.
  7. Zapisuje zadania na dany dzień, dzięki temu będzie Ci łatwiej podążać punkt po punkcie według ważności spraw i nie będziesz marnować czasu. Ponadto czynności zapisane zwalniają nasze zasoby uwagę, bo nie musimy o nich pamiętać – miej rzeczy zrobione zgodnie z metodologią Davida Allena.
  8. I moja ukochana zasada 2 minut – jeśli wiesz, że dana czynności zajmie Ci mniej niż przysłowiowe 2 minuty (uznajmy 5 minut) wówczas rób je od ręki, dzięki temu Twoja lista zdań Ci się nie piętrzy i masz poczucie własnej skuteczności.

To tylko kila wskazówek, które mi wydają się najistotniejsze i sama stosuję w moim życiu. Pracuję na etacie w ramach własnej działalności. Muszę łączyć kilka obszarów, które często się nie uzupełniają. Ostatnio dodatkowo włączyłam się w obszar aktywności online. Staram się być również obecna dla bliskich, gdy tego potrzebują. Tylko odpowiednia priorytetyzacja i zarządzanie energią osobistą pozwala mi robić wszystko. Co prawda zdarza mi się nie wyrobić z jakimś działaniem i muszę wtedy przejrzeć priorytety raz jeszcze, by inwestować czas w to co konieczne, ale mam pewność, że to co najistotniejsze jest dopilnowane. Jedyna rzecz, nad którą nadal muszę pracować, to nie branie na siebie zbyt dużej liczby zadań, bo potem niepotrzebnie działam pod presją, a to nie sprzyja skuteczności działania.

A jak Tobie idzie skuteczne zarządzanie sobą w czasie?